オンライン会議が全盛の時代になりました。現代も少し前も議事録作成は、ただの記録以上に、組織運営や情報共有の要となる作業であることには変わりません。
本記事では、議事録のフォーマット（様式）をダウンロードすることができます。
📌 なぜ議事録作成は必要？
- 意思決定の証拠
- 会議での決定事項が「言った言わない」にならないよう、証拠として残す役割があります。
- 情報共有と透明性
- 参加できなかったメンバーへの情報共有や、組織全体の透明性向上に貢献します。
- タスク管理と責任の明確化
- 会議で何がペンディング事項となったのかが明確になります。
- 「誰が・何を・いつまでにするか」が明記されていれば、タスク漏れや責任の曖昧さを防げます。
- 過去の議論の参照
- 長期的なプロジェクトでは過去の流れや背景の確認に活用できます。
- 法務・コンプライアンス対応
- 社外との会議や重要な契約に関する打ち合わせの記録は、後々のリスク管理に有効です。
🎯 作成時に気にしたほうが良いこと
✅ 内容面
- 会議の目的と出席者を明記する
→ 会議の背景や趣旨、重要さの度合いが出席者からうかがい知ることができる - 事実と意見を分けて記述する
→ 主観が入ると混乱のもとになるため、発言はできるだけ忠実に記録する - 決定事項とToDoを明確にする
→ 推進に向けたアクションが抜け落ちないよう整理する - 専門用語や略語には注釈をつける（第三者が参照する議事録の場合）
→ 外部関係者や後から読む人が理解しやすくする
🛠️ 技術面
- オンライン会議ツールの録音・文字起こし機能の活用
→ ZoomやTeamsの録画・文字起こし機能を使うことで記録精度と効率を向上 - テンプレートの利用
→ 毎回ゼロから作るのではなく、定型フォーマットを活用することで効率化と品質の安定を図れる - 議事進行内容のリアルタイムでの共有
→ GoogleドキュメントやOneDrive、会社独自の共有の仕組みなどで複数人が同時編集できる環境を構築
📄 議事録テンプレート例（簡易）
【会議名】○○プロジェクト定例会議 【開催日時】2025年7月17日 10:00～11:00 【出席者】A氏、B氏、C氏 【議題】 1. ○○の進捗確認 2. △△の課題対応 【議事内容】 ● 議題1： - A氏より進捗報告（○○は8月末に完了予定） - B氏から追加タスク提案 ● 議題2： - △△の遅延原因について議論 - 次回までにC氏が解決案を検討 【決定事項】 - ○○は予定通り進行 - △△はC氏が対応案を作成 【ToDo】 - C氏：△△対応案を次回会議までに提出（期限：7月24日） 【備考】 - 次回会議：2025年7月25日（金）10:00～
📄 議事録フォーマット例
LibreOfficeのWriterで作成した議事録フォーマットはこちらからダウンロードできます。
MicrosoftのWordで作成した議事録フォーマットはこちらからダウンロードできます。
さいごに
議事録の質が高いと、組織の動きがよりスムーズになり、意思決定も加速します。ぜひ、参考にしてみてください。📚